Masalah Umum di Organisasi Kemahasiswaan

Ga terasa sekarang dah Bulan November. Itu artinya sebentar lagi akhir tahun. Dan itu juga artinya sebentar lagi rame – ramenya ada suksesi pimpinan Organisasi Kemahasiswaan di FISIP – Universitas Diponegoro. Nah, disini gw pengin sedikit cerita soal apa aja masalah yang umum di situ berdasar pengalaman gw (he3, sok ni ye...) Qu tambahin deh: pengalaman gw and temen2 gw yang pernah sharing juga ;-)

1. Ga da eksekusi yg terarah perihal visi & misi

Sebelumnya diterangin dulu ya apa tu visi n misi. Visi bahasa gampangnya is tujuan jangka panjang. Nah, biar sampai tujuan jangka panjang yang pasti mulia dan berat, tentu harus “dicicil” lewat program jangka pendek. Nah, program jangka pendek itu yang disebut misi. Banyak ni misi yang ga nyambung ma visinya. Atau lebih parahnya lagi, visi tu indah di atas kertas tap misi alias eksekusinya nol besar. Gw sering ngliat visi bos ga dikomunikasikan ke personilnya, so dia ga mudeng ngapain sih harus nglakuin ini – itu.

2. Job desk yg ga jelas

Agaknya ini jadi masalah umum di setiap organisasi kemahasiswaan. Jadinya malah ada beberapa orang yg sibuknya setengah mati, sementara yg lain bisa tidur mendengkur melulu. Menurut aq masalah ini sebenarnya bisa diselesain dengan cara:

1. Setiap menugaskan anggota,baeknya ga cuma lewat lisan, tapi juga lewat lewat tulisan yang m’deskripsikan gimana tugasnya, apa latar belakang manfaat tugas tersebut, kepada siapa dia harus bertanggung jawab, sampe format laporannya. Gampangnya kayak “Surat Tugas” gitu lah.

2. Perlu da list soal siapa jobnya apa aja. Ini maksudnya biar bisa jelas ketahuan siapa aja yang udah and yang belom kebagian kerjaan. Kalo ketahuan siapa tugasnya apa, bisa jelas tanggung jawabnya. Terus kalo yang belum nyambut gawe juga bisa ketahuan siapa azza.

3. Kontrol yang lemah

Yang gw maksud disini soal kontrol suatu tugas perkembangannya dah sejauh mana, apa aja kesulitan yang dijumpai operator biar besok2 ga terulang lagi. Sekalian kontrol siapa aja yang males & yang rajin – ini bisa diliat dari kehadiran rapat.

4. Macetnya komunikasi antar bidang

Biasanya bidang A kalo lagi butuh apa2 pasti tanyanya ma anggota bidang A yang laen. Jarang banget masalah bidang A di sharing ma anggota bidang B. Padahal tu penting banget. Selain nambah bala bantuan, tu juga bisa nambah kekompakan antar bidang. Sejauh yang gw rasain, penyebabnya bidang A mempunyai pemikiran kalo bidang B punya kesibukan sendiri so ga enak ganggu.

Kalo komunikasi antar bidang udah ngadat, cepat lambat pasti komunikasi ke atas juga lebih ngadat lagi. Akibatnya ada apa ma organisasi, lagi ngapain, apa agenda terdekat jadi ga tau. Padahal timbulnya sense of belonging ma organisasi diawali dari tahu terhadap organisasi dan segala masalahnya. Kalo dah tahu masalah organisasinya tapi ga mau tahu, namanya ga tahu diri. Mending kalo ada orang kaya gitu di eksekusi aja deh.

5. Kerja per bidang

Nah, akumulasi akibat dari di atas tadi ya gawean suatu bidang yang kerja cuma bidang itu deh. Terus kalo merasa kesulitan keluh kesah ga ada bidang yang bantuin. Bidang lain juga punya alasan “salah sendiri ga bilang2 gue”. Wah jadi efek domino neh. Ngeri...

6. Program Kerja (Proker) banyak yang ga jalan

Dari masalah di atas, ujung – ujungnya adalah banyak proker yang ga jalan. Biasanya tuh pas awal2 habis open recruitment, wa... banyak banget proker bagus yang diusulin. Tapi... lebih gawat lagi kalo ada stereotype kalo organisasi yang bersangkutan ga ada kegiatannya. Apa ga nakutin tuh?

7. Rapat yg ga continue and menjemukan

Ini dia yang suka bikin orang malez: RAPAT. Apalagi kalo pagi lom sarapan, siangnya suruh rapat pula. Waa... pengin cabut azza rasanya. Padahal rapat atau koordinasi tu penting banget dan sifatnya harus kontinyu. Ini maksudnya biar kalo ada masalah cepet dikenali and bisa segera ditindak lanjuti. Sebenernya bisa koq mbuat jadwal rapat rutin yang mudah dikenali. Misalnya : setiap bulan hari Rabu di minggu kedua. Terus kalo dah ada agenda rutin, jangan cuma rapat pas saat tu azza. Perlu rapat insidental buat nghadepi kejadian yang insidental. Masa’ ada kejadian terus mbahasnya harus nunggu bulan depan?

Terus soal rapat yang mbosenin, tambahin variasi tuh... misalnya sekali2 rapat di alam terbuka dikelilingi bukit, lembah, dan ngarai – jangan Cuma di lingkungan organisasi melulu. Atau perlu juga ngundang “orang asing” buat ngasih pendapat juga seperti senior yang lebih pengalaman, pak dosen, de el el.

8. Kurangnya relation dengan organisasi lain

Agak susah ni, padahal penting loh. Kita tau kalo jaman global ni, perlu dijalin kerja sama dengan stakeholders – wah, kuliah bangets tuh. Tapi bener to? Caranya gimana?langkah awal bisa setelah struktur organisasi dibentuk terus diumumkan ke publik, khususnya ke organisasi lain. Sekalian sharing gawe apa yang mau dikerjain. Siapa tau nanti ada titik temu and bisa kerja sama.

9. Ga tau potensi personilnya

Biasanya pas recruitment ditanya motivasi, pengertian organisasi, kesiapan dedikasi, dll. Tapi soal si fulan punya skill apa kerap dilupain. Padahal tuh, mahasiswa sekarang kan canggih2. Ada yang master computer, jago musik, ahli nulis, mpe suka mbanyol kalo potensinya dimaksimalkan (kaya’ iklan Mizone) pasti bisa mberi kontribusi buat organisasi

10. Sekali2 kasih acara having fun

Yup, ni yang terakhir ah. Ga usah ditambah2 dulu. Banyak juga yang lupain point ni neh. Dolan2 jangan cuma ma teman2 geng. Sekali2 ajak personil hura2 buat refreshing. Berat loh ngurusi orang banyak. Makanya boleh donk bareng2 pesta di akhir kepengurusan. Ato kalo ga da dana, pesta di kampus bawa makanan sendiri2 juga bisa. He...

Nah, itu kebanyakan masalah yang menurut gw sering ditemui. Sekarang kalo problem udah bisa di identifikasi, tinggal analisa dicari solusinya. Pokoknya kalo masalah ga segera diselesein, bakal makin numpuk. Betul?

Disclaimer : Tulisan di atas sama sekali tidak bermaksud mendiskriditkan siapapun atau organisasi apapun. Apabila ada pihak yang merasa dirugikan, penulis siap bertanggungjawab. Call: 0817249254. SMS is acceptable,too ;-)